Rejestr akcjonariuszy

Już 22 kwietnia 2020 r. o godz. 10:00 serdecznie zapraszamy na bezpłatne szkolenie online, podczas którego eksperci EY oraz Domu Maklerskiego Navigator przybliżą Państwu problematykę związaną z procesem obowiązkowej dematerializacji akcji, dotyczącej wszystkich spółek akcyjnych i komandytowo-akcyjnych, oraz wskażą praktyczne aspekty związane z wejściem w życie nowych przepisów.

Prowadzący webcast skupią się zarówno na aspektach typowo prawnych i operacyjnych związanych z dematerializacją akcji, jak również opowiedzą o nowej regulacji z punktu widzenia domu maklerskiego, jako jednego z podmiotów, którego rolą będzie utworzenie i prowadzenia rejestru akcjonariuszy. Wskażemy również podstawowe koszty związane z tym procesem.

LINK DO REJESTRACJI

W programie:

• Główne konsekwencje prawne dematerializacji akcji
• Kluczowe obowiązki dla spółek i zarządów związane z dematerializacją akcji
• Rola domu maklerskiego w procesie dematerializacji oraz bieżącego funkcjonowania spółek
• Przekształcenie spółki lub inne wewnętrzne reorganizacje jako sposób na uniknięcie lub zmniejszenie nowych obowiązków związanych z dematerializacją
• Podstawowe wyzwania w związku ze zgłaszaniem beneficjenta rzeczywistego do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych
• Ostatnie zmiany w prawie korporacyjnym po wprowadzeniu tzw. tarczy antykryzysowej w związku z epidemią COVID-19 np. eWZA czy e-protokoły

Prowadzący:

• Jakub Organ – Senior Associate, Attorney-at-law, Radca prawny, EY Law
• Magdalena Kosiarz – Associate Partner, Attorney-at-law, Radca prawny, EY Law
• Bartosz Krzesiak – Dom Maklerski Navigator S.A.

#rejestr #rejestrakcjonariuszy #dematerializacja #dematerializacjaakcji #obowiazkowadematerializacja

Tarcze Antykryzysowe 1.0 i 2.0 („Tarcza”) wprowadzają zmiany do Kodeksu Spółek Handlowych („KSH”), które mają zapewnić sprawne funkcjonowanie spółek kapitałowych w warunkach epidemii, jednakże nie przewidują przesunięcia terminów związanych z dematerializacją akcji.

Niezmiennie obowiązki narzucone ustawą nowelizacyjną z 30 sierpnia 2019 r. należy wykonywać w pierwotnie przewidzianych terminach. Z naszych doświadczeń wynika, iż w wielu spółkach identyfikowane są problemy związane z procesem dematerializacji, których rozwiązanie często wymaga czasu. Przy obowiązujących terminach czasu nie pozostaje zbyt dużo, bo jedną z kluczowych dat obowiązkowej dematerializacji jest 30 czerwca 2020 r. – dlatego mocno zachęcamy do podjęcia stosownych działań w miarę niezwłocznie.

W ramach Tarczy do KSH zostały wprowadzone przepisy umożliwiające uczestnictwo w posiedzeniach organów spółek kapitałowych przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej  (np. tele lub wideokonferencji). Poniżej przedstawiamy informacje o zmianach prawnych w funkcjonowaniu poszczególnych organów, a w szczególności Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy, istotnego także z punktu widzenia obowiązkowej dematerializacji, bo to właśnie Walne Zgromadzenie swoją uchwałą dokonuje do dnia 30 czerwca 2020 r. wyboru podmiotu prowadzącego rejestr akcjonariuszy spółki.

Walne Zgromadzenie

Od 31 marca 2020 r. walne zgromadzenia wszystkich spółek akcyjnych oraz spółek komandytowo-akcyjnych mogą odbywać się przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej („e-Zgromadzenia”), o ile statut spółki nie wyłącza wprost takiego trybu. Jest to zatem odwrócenie obecnie obowiązującej zasady, wg której aby móc odbyć e-Zgromadzenie statut powinien przewidywać taką możliwość.

Aby prawidłowo korzystać z wprowadzonych ułatwień i zorganizować e-Zgromadzenie, należy:

• opracować i uchwalić odpowiedni regulamin, który będzie zawierał procedurę odbycia takiego zgromadzenia, biorąc pod uwagę zasoby i możliwości danej spółki. Zalecane jest aby regulamin przewidywał szczegółową regulację w zakresie organizacji tego zgromadzenia (np. zasad prowadzenia obrad, identyfikacji akcjonariuszy i ich pełnomocników, składania sprzeciwów do podjętych uchwał, sytuacji przerwania połączenia w trakcie zgromadzenia);
• znaleźć odpowiednią platformę do zorganizowania WZA – rozwiązaniem dla wielu spółek, szczególnie tych mniejszych bez własnych platform, może być skorzystanie z dostępnych na rynku usług kompleksowej obsługi e-Zgromadzeń;
• spełnić następujące warunki techniczne (sprzęt, komunikatory lub platformy) przy organizowaniu WZA:
  • zapewnienie dwustronnej komunikacji w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w walnym zgromadzeniu, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad walnego zgromadzenia,
  • zapewnienie wykonywania osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku walnego zgromadzenia.

Ponadto:

• weryfikacja dokumentów – proces weryfikacji dokumentów, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, powinien odbywać się przez załączenie skanów dokumentów do systemu obsługującego e-Zgromadzenie lub przesłanie ich bezpośrednio na adres e-mail wskazany przez spółkę.
• notariusz będzie musiał być nadal obecny w miejscu przeprowadzenia WZA (wersja robocza Tarczy Antykryzysowej 2.0 przewidywała nową formę protokołowania, tj. sporządzenia protokołu z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej – finalnie powyższa zmiana nie wejdzie jednak w życie).

Pełnomocnictwo do udziału w WZA

W każdym przypadku, w którym konieczne będzie jednak fizyczne odbycie i stawienie się na zgromadzeniu w jednym miejscu, akcjonariusze mogą zrezygnować z osobistego uczestnictwa w takim zgromadzeniu poprzez udzielenie pełnomocnictwa osobie trzeciej do stawienia się i głosowania w ich imieniu. Do powyższego należy jednak uwzględnić na bieżąco zmieniające się regulacje i zalecenia dotyczące zgromadzeń wynikające z rozporządzenia ministra zdrowia. Pełnomocnictwo może być udzielone w formie pisemnej lub elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Zarząd

Podobnie jak w przypadku Walnych Zgromadzeń zdalne posiedzenia zarządu będą niemożliwe do zorganizowania wyłącznie jeśli statut danej spółki tak przewiduje. Jeśli więc statut spółki nie reguluje wprost kwestii zdalnych posiedzeń, to zarządy spółek będą mogły obradować zdalnie. Od 31 marca 2020 r. możliwe jest również podejmowanie uchwał w trybie pisemnym oraz głosowanie nad uchwałami za pośrednictwem innego członka zarządu co do tej pory nie było regulowane w sposób wyraźny przez przepisy KSH. Podobnie jak w przypadku głosowania zdalnego, wprowadzono zasadę, zgodnie z którą głosowanie pisemne zarządu jest możliwe, o ile postanowienia statutu nie wykluczają takiego trybu wprost.

Rada Nadzorcza

Na analogicznych zasadach jak w przypadku posiedzeń zarządu, umożliwiono obradowanie radzie nadzorczej w sposób zdalny oraz głosowanie w sposób pisemny i zdalny, o ile statut spółki nie wyłącza tych trybów. Nowością jest również wprowadzenie zasady, zgodnie z którą dla ważności uchwały podejmowanej w trybie pisemnym potrzebny będzie udział co najmniej połowy członków rady nadzorczej (statut spółki może przewidywać surowsze wymagania w tym zakresie).

Dodatkowo zniesiony został zakaz podejmowania uchwał rady nadzorczej w trybie zdalnym dotyczących wyboru przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, powołania członka zarządu oraz odwołania i zawieszania w czynnościach ww. osób, o ile z przepisów prawa lub postanowień statutu spółki wynika, że ww. czynności należą do kompetencji rady nadzorczej.

Przepisy nowelizujące w ramach Tarczy Antykryzysowej 2.0 przewidują również możliwość podejmowania przez radę nadzorczą uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość także w sprawach, dla których statut spółki przewiduje głosowanie tajne, o ile żaden z członków rady nadzorczej nie zgłosi sprzeciwu.

Poza ułatwieniami w zakresie e-uczestnictwa w posiedzeniach organów spółek Tarcza wydłużyła terminy związane ze sporządzeniem i zatwierdzeniem rocznego sprawozdania finansowego za 2019 r.:

Terminy na sporządzenie i zatwierdzenie sprawozdań

O trzy miesiące (dla spółek niepublicznych) wydłużony został termin na sporządzenie i zatwierdzenie rocznego (jednostkowego i skonsolidowanego) sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności za 2019 r.

Zmiana dotyczy terminu określonego w Ustawie o rachunkowości – zatwierdzenie przez walne zgromadzenie spółek niepublicznych sprawozdań rocznych za rok 2019 będzie mogło nastąpić nie do końca czerwca, a do końca września 2020 r. (w przypadku spółek publicznych termin został przesunięty o 2 miesiące tj. do końca sierpnia 2020 r.).

Powyższe oznacza, że spółki, które chciałyby skorzystać z wydłużonego terminu na sporządzenie a w szczególności na zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego za 2019 r. (tj. dokonać tego po 30 czerwca 2020 r.) przy jednoczesnym respektowaniu terminów związanych z obowiązkową dematerializacją narzuconych przez KSH, będą musiały do końca czerwca 2020 r. zorganizować Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie, które podejmie uchwałę w sprawie wyboru podmiotu prowadzącego rejestr akcjonariuszy (czyli w takim przypadku – według stanu prawnego na 20 kwietnia 2020 r. – nie będzie możliwości przeprowadzenia jednego walnego zgromadzenia, na którym akcjonariusze podjęliby uchwałę zatwierdzającą sprawozdanie finansowe oraz uchwałę o wyborze podmiotu prowadzącego rejestr tylko konieczne będą dwa osobne walne zgromadzenia).

#rejestr #rejestrakcjonariuszy #dematerializacja #dematerializacjaakcji #obowiazkowadematerializacja

Zapraszamy do lektury felietonu Bartosza Krzesiaka, Dyrektora Departamentu ECM w Domu Maklerskim Navigator SA, dla Business Centre Club, pt. “Obowiązkowa dematerializacja akcji z perspektywy akcjonariusza – terminy zmian aktualne”.

Wejście w życie ustawy zmieniającej Kodeks Spółek Handlowych w zakresie dematerializacji akcji będzie miało skutek powszechny. Żadna zarejestrowana spółka akcyjna i komandytowo-akcyjna w Polsce nie będzie mogła utrzymać statusu emitenta akcji w postaci dokumentowej, a żaden akcjonariusz takiej spółki nie będzie mógł wywodzić swojego prawa podmiotowego z dokumentu akcji.

Terminy zmian wynikające z nowelizacji KSH nie zostały zmienione w związku ze stanem epidemii koronawirusa, więc wszystkie obowiązki z nią związane pozostają aktualne.

Prowadzenie rejestru akcjonariuszy będzie odbywało się na podstawie przepisów KSH oraz umowy zawartej pomiędzy podmiotem prowadzącym rejestr a spółką. Akcjonariusz nie będzie stroną umowy o prowadzenie rejestru akcjonariuszy, ale jednocześnie będzie miał istotny wpływ na wybór podmiotu go prowadzącego jako, że będzie on dokonywany uchwałą WZA. Jednocześnie to, że akcjonariusz nie będzie stroną stosunku zobowiązaniowego z podmiotem prowadzącym rejestr, nie oznacza również, iż nie będzie uprawniony do żądania wykonania określonych czynności od tego podmiotu. Akcjonariusz będzie mógł żądać spełnienia świadczenia, tyle że takie uprawnienie nie będzie wywodziło się z umowy na prowadzenie rejestru akcjonariuszy, a wprost z przepisów KSH w znowelizowanym brzmieniu. Akcjonariusz będzie mógł przede wszystkim domagać się dokonywania wpisów w rejestrze po przedłożeniu odpowiednich dokumentów uzasadniających ich dokonanie. Oprócz tego każdy akcjonariusz będzie miał prawo dostępu do danych zawartych w rejestrze za pośrednictwem podmiotu prowadzącego rejestr. Podmiot prowadzący rejestr będzie wydawał informacje z rejestru w postaci papierowej lub elektronicznej. Niektóre podmioty prowadzące rejestr będą zapewniały dostęp do rejestru akcjonariuszy w systemie 24/7.

Na sytuację prawną akcjonariusza względem osób trzecich w największym stopniu będzie rzutowało rozwiązanie przyjęte w nowelizacji KSH, które przewiduje status wpisu do rejestru akcjonariuszy jako jedynego środka legitymującego. Wykazanie statusu akcjonariusza wymagać będzie wylegitymowania się świadectwem rejestrowym, które będzie miało charakter imienny. Samo powołanie się przez akcjonariusza na wpis w rejestrze akcjonariuszy i na status beneficjenta wpisu nie będzie wystarczającym środkiem dowodowym, o ile osoba trzecia nie da wiary twierdzeniom akcjonariusza niepopartym okazaniem dokumentu świadectwa rejestrowego. Wydanie świadectwa rejestrowego będzie możliwe dopiero od momentu wpisu akcjonariusza do rejestru a więc od 1 stycznia 2021 r. z uwagi na fakt, iż w tej dacie ukonstytuuje się instytucja rejestru akcjonariuszy.

Jeżeli chodzi o sam pierwotny wpis akcjonariusza do rejestru, to każdy akcjonariusz powinien sprawdzić czy jest w posiadaniu dokumentu akcji. Akcjonariusz zostanie wezwany pięciokrotnie do złożenia za pokwitowaniem dokumentów akcji w spółce. Jest to jeden z obligatoryjnych elementów dematerializacji akcji, który nie będzie mógł być przeprowadzony, jeżeli akcjonariusz nie będzie w fizycznym posiadaniu dokumentu akcji.

Jeżeli spółka nie spełniła dotychczas swojego obowiązku w postaci wydania dokumentu akcji swojemu akcjonariuszowi, akcjonariusz taki powinien zażądać niezwłocznego wydania. W sytuacji zagubienia dokumentu akcji lub znacznego zniszczenia należy przeprowadzić procedurę jego umorzenia, a następnie wydania duplikatu akcji. Procedurę taką może przewidywać statut, który kwestie te może regulować właściwie dowolnie, z tym zastrzeżeniem, że musi dojść do ogłoszenia. Zgodnie z KSH, ogłoszenie takie powinno być opublikowane w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Zgoła odmiennie przedstawia się sytuacja, gdy w statucie nie przewidziano przypadków zaginięcia lub zniszczenia akcji. Zastosowanie znajdzie wówczas dekret z 10 grudnia 1946 r. o umarzaniu utraconych dokumentów. Dekret ten przewiduje obowiązkowe postępowanie sądowe w tym zakresie, którego wnioskodawcą jest akcjonariusz. Po złożeniu odpowiedniego wniosku sąd musi wezwać wszystkich roszczących sobie prawa do dokumentu do wykazania swoich praw w formie ogłoszenia publicznego. Jeśli nikt nie zgłosi swoich praw w terminie 3 miesięcy dla akcji imiennych, bądź 1 roku dla akcji na okaziciela, sąd umorzy zagubione lub zniszczone dokumenty akcji i opublikuje postanowienie o umorzeniu. Dopiero po tym czasie spółka będzie uprawniona do wydania duplikatu akcji (dokumenty akcji można wydawać do końca 2020 r., w związku z czym, w przypadku akcji na okaziciela wydaje się, że nie ma już możliwości przeprocesowania przed sądem całej procedury do końca bieżącego roku i konieczne będzie wprowadzenie odpowiednich zapisów do statutu).

Przez 5 kolejnych lat od otwarcia rejestrów, czyli do 1 stycznia 2026 r., niezdematerializowane akcje zachowają wyłącznie moc dowodową wobec spółki w zakresie wykazania przez akcjonariusza, że przysługują mu prawa udziałowe. Po tej dacie papierowe dokumenty akcji z mocy prawa utracą również moc dowodową. Posiadacz dokumentu akcji straci ochronę swoich praw wynikających z akcji i nie będzie już uprawniony do tytułowania się mianem akcjonariusza spółki.